Zmieniamy się dla Was

Samorząd podejmuje działania, których celem jest usprawnienie pracy Urzędu Gminy, a co za tym idzie lepsza obsługa interesantów. Jednym z nich jest wprowadzenie środy przeznaczonej na pracę wewnętrzną, bez obsługi klientów. W planach na ten rok jest również rozbudowa Urzędu Gminy oraz ulepszenie obsługi telefonicznej.

Na początku tego roku stanowiska Referatu Podatków i Opłat zostały w każdą środę wyłączone z obsługi mieszkańców. Zmiana ta okazała się bardzo dobrą decyzją, która dała czas na staranne przygotowanie decyzji czy aktualizację baz danych, a co za tym idzie sprawniejszą obsługę interesantów w pozostałe dni. Dlatego też, władze gminy postanowiły rozszerzyć tę praktykę na pozostałe referaty, za wyjątkiem stanowiska ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych oraz obsługi kancelaryjnej. Bez zmian pracować będzie również Urząd Stanu Cywilnego, mieszczący się w budynku Ośrodka Pomocy Społecznej w Psarach.

Dzień bez obsługi interesanta pozwoli przyspieszyć realizację zadań, jakie stoją przed pracownikami Urzędu. Wydawanie decyzji, postanowień czy zezwoleń wymaga bowiem spełnienia szeregu wymogów, których uchybienie może skutkować unieważnieniem. Często pracownicy muszą również jechać w teren, by na przykład móc przygotować decyzję dotyczącą wycinki drzew czy sprawdzić postęp realizowanych inwestycji. Warto wspomnieć, że tego typu praktyka, która stosowana jest w wielu urzędach, nie tylko poprawia obsługę interesantów, ale również terminowość załatwiania spraw.

Środa dniem pracy wewnętrznej

Przed pracownikami urzędu stoi szereg zadań, które muszą zostać załatwione bez zbędnej zwłoki, czyli w terminie krótszym niż wyznaczony. Często są to zadania wieloetapowe, które wymagają czasu i skupienia. Dobrym przykładem jest tutaj praca Referatu Podatków i Opłat, który w tym roku jest zobowiązany do wszczęcia tysięcy postępowań podatkowych, koniecznych ze względu na kompleksową modernizację ewidencji gruntów i budynków w powiecie będzińskim. Wydanie decyzji ustalającej podatek wymaga w pierwszej kolejności przeprowadzenia analizy otrzymanego zawiadomienia w sprawie zmiany w ewidencji gruntów i budynków, czyli: wyszukania pozycji rejestrowej w programie ZSIP i przyporządkowanie nazwiska podatnika w ewidencji podatkowej, wyliczenie poszczególnych składników podatkowych i wprowadzenie ich do programu oraz sprawdzenie poprawności danych w zakresie gruntów i budynków. Następnie rozpoczyna się procedura, która polega na przygotowaniu postanowienia o wszczęciu postępowania z 7-dniowym terminem zapoznania się z aktami sprawy i wezwania do złożenia informacji w sprawie aktualizacji danych podatkowych. Dopiero po spełnieniu wszystkich powyższych wymogów możliwe jest ustalenie wysokości podatku.

Pracownicy Referatu Ochrony Środowiska poza pracą biurową wykonują swoje obowiązki również w terenie. Samo wydanie pozwolenia na wycinkę drzewa wiążę się z wieloma formalnościami. W pierwszej kolejności pracownik musi przeprowadzić tak zwaną wizję w terenie, czyli udać się w miejsce, gdzie to drzewo rośnie, zmierzyć jego pień, sprawdzić czy nie znajdują się na nim gniazda i przygotować protokół. Następnie przeprowadza analizę i dopiero wydaje odpowiedni dokument.

Część większego projektu

To nie koniec zmian. W tym roku planowana jest również rozbudowa Urzędu Gminy, polegająca na dobudowaniu na parterze biura obsługi klienta i kilku pomieszczeń biurowych. Dzięki temu większość spraw interesanci będą mogli załatwiać w jednym miejscu, na parterze budynku. Takie rozwiązanie pozwoli na sprawniejszą obsługę mieszkańca, który nie będzie musiał szukać konkretnego referatu w całym budynku. Co ważne, będzie to również miejsce bez barier architektonicznych, do którego dostaniemy się bezpośrednio z parteru bez pokonywania żadnych schodów.

Planowane jest również ulepszenie obsługi telefonicznej. Interesant, który zadzwoni do Urzędu większość informacji uzyska przez telefon. Pracownik odbierający połączenie wskaże dzwoniącemu gdzie na naszej stronie internetowej lub w Biuletynie Informacji Publicznej znajdują się interesujące go informacje czy druki, dodatkowo będzie mógł również przesłać je mailem oraz pomóc w wypełnianiu formularza czy wniosku. Dzięki temu mieszkańcy będą mogli wiele spraw załatwić zdalnie, bez konieczności przychodzenia do urzędu. Jeśli klient natomiast uzna, że sprawa wymaga wizyty w urzędzie zostanie umówiony na konkretny termin.

Jeszcze w tym roku planowane jest także rozpoczęcie realizacji projektu „Prosty język”, którego celem jest wprowadzenie w pismach urzędowych i innej komunikacji pisemnej z mieszkańcami języka łatwiejszego do zrozumienia. Dzięki temu, pisma i dokumenty będą jasne, klarowne i zrozumiałe dla każdego.