Elektroniczna Gmina Psary

Praca urzędu gminy oraz gminnych jednostek w czasie trwania epidemii koronawirusa nie jest łatwa. Nie pomaga w tej sytuacji brak części pracowników, którzy opiekują się dziećmi lub przebywają na zwolnieniach lekarskich oraz praca zdalna. Dzięki pozyskanym w latach 2015-2020 unijnym projektom oraz środkom z budżetu gminy o wartości ponad 2 mln zł jesteśmy jednak dziś dobrze przygotowani na takie wyzwania.

Projekt E-Psary
W 2018 roku został wdrożony projekt E-Psary, którego koszt wyniósł ponad 1 mln zł, a pozyskane dofinansowanie stanowiło ponad 700 tys. zł. Wprowadzenie takiego rozwiązania pozwoliło na zwiększenie dostępu do cyfrowych usług publicznych na terenie gminy Psary. Przedsięwzięcie umożliwiło wdrożenie innowacyjnych rozwiązań elektronicznych w komunikacji między mieszkańcami, a urzędem i instytucjami publicznymi w gminie. Powstał portal zawierający wzory elektronicznych wniosków do wykorzystania przez mieszkańców. Zarówno urząd jak i pozostałe jednostki otrzymały nowe strony internetowe. Dzięki inwestycji mogliśmy rozpocząć świadczenie 28 nowych e-usług publicznych. Jednolity portal informacyjny oraz spersonalizowany moduł płatności elektronicznych pozwoliły mieszkańcom na uzyskanie danych dotyczących np. aktualnych stawek podatkowych, indywidualnych zobowiązań płatniczych wobec administracji lokalnej, a nawet na dokonywanie płatności online m.in. za wywóz odpadów, podatek od nieruchomości czy zezwolenie na sprzedaż alkoholu.

Rady Gminy zdała test
Już w 2011 roku radni naszej gminy zostali wyposażeni w 15 netbooków, które w zeszłym roku zostały wymienione na nowoczesne tablety z mobilnym dostępem do Internetu. Dzięki takim urządzeniom i systemowi eSesja radni z wprawą posługują się sprzętem i oprogramowaniem, mamy możliwość transmitowania sesji Rady Gminy oraz przeprowadzać głosowania online. W powiązaniu z pozostałymi modułami system automatycznie nanosi na transmitowany obraz takie informacje jak: nazwa i termin posiedzenia, aktualnie omawiany punkt, nazwisko i funkcję osoby wypowiadającej się, a nawet wyniki głosowań. System eSesja ewidencjonuje skład rady, obecność na posiedzeniach, rejestry uchwał, protokoły i inne dokumenty. Właśnie dzięki temu, w tym miesiącu przeprowadziliśmy pierwszą zdalną Sesję Rady Gminy. Odbyła się ona bez przeszkód i zakłóceń w sposób zdalny, a brali w niej udział wszyscy radni. Dzień przed sesją odbyła się zdalna komisja wspólna Rady Gminy, która z wykorzystaniem eSesji i programu Skype przebiegła bardzo płynnie. W komisji oprócz radnych uczestniczyli pracownicy Urzędu Gminy wraz z kierownictwem.

Elektroniczne postępowania przetargowe
W czerwcu 2019 roku podpisana została umowa, której przedmiotem jest współpraca pomiędzy operatorem platformy zakupowej, a Gminą Psary w zakresie korzystania z usług umożliwiających prowadzenie elektronicznych postępowań przetargowych. Gmina Psary jest przygotowana do prowadzenia takich postępowań, zarówno powyżej jak i poniżej progu unijnego. Do tej pory ogłoszono 7 postępowań przetargowych. Zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień Publicznych, nie można ograniczyć sposobu złożenia oferty tylko do formy elektronicznej (dotyczy postępowań poniżej progu unijnego), dlatego też wykonawca ma w dalszym ciągu możliwość złożenia oferty w formie pisemnej. Oferta w formie elektronicznej składana jest właśnie za pośrednictwem platformy zakupowej. W obecnej sytuacji zagrożenia epidemicznego gmina Psary zachęca wykonawców do komunikowania się zamawiającym oraz złożenia oferty za pomocą środków komunikacji elektronicznej również w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej progów unijnych.

E-dziennik w szkołach
Usprawnienia związane ze zwiększeniem dostępu do cyfrowych usług publicznych na terenie gminy Psary objęły również placówki oświatowe. Dzięki programowi E-Psary został wprowadzony tzw. e-dziennik we wszystkich szkołach w naszej gminie. Elektroniczny dziennik umożliwia rodzicom bieżącą kontrolę frekwencji i postępów w nauce swoich dzieci oraz kontakt z nauczycielami. System pozwala na składanie wielu dokumentów w formie elektronicznej, np. wniosku o przyjęcie do szkoły czy przedszkola, wydanie duplikatu legitymacji, wyrażenia zgody na wycieczkę dziecka czy dokonania wpłaty na Radę Rodziców. W obecnej sytuacji realizacja obowiązku zdalnego nauczania oraz ocenianie uczniów bez takiego systemu byłyby po prostu niemożliwe. Dzięki elektronicznemu dziennikowi nauczyciele, uczniowie oraz ich rodzice pozostają w stałym kontakcie i choć w formie zdalnej mogą kontynuować naukę.

System E-woda
Kolejną jednostką, której funkcjonowanie również zostało objęte innowacyjnym rozwiązaniem elektronicznym jest Zakład Gospodarki Komunalnej. Obecnie działający system E-woda, pozwala na sprawną komunikację mieszkańców z ZGK. Mieszkańcy otrzymują login i numer pin do konta, a po zalogowaniu mogą podać aktualny stan odczytu wodomierza, na podstawie którego wystawiana jest faktura. Oprócz sprawdzania stanu rozliczeń i wydruku faktur, dostępna jest również pełna historia płatności dotycząca ilości zużytej wody i płatności za usługi wodociągowo-kanalizacyjne.

Sprzęt i technologie
Wymienione powyżej oprogramowanie nie spełniałoby w pełni swojej roli gdyby nie odpowiedni sprzęt. Uruchomienie e-usług związane było z wdrożeniem oraz modernizacją systemów informatycznych i zakupem wyposażenia komputerowego w Urzędzie Gminy Psary oraz jednostkach organizacyjnych. Oznaczało to stworzenie sieci teleinformatycznej pomiędzy budynkami szkolno-przedszkolnymi, dającej możliwość wspólnego obiegu dokumentów, zakup wraz z instalacją i konfiguracją 8 serwerów, 10 komputerów, 10 skanerów, 10 czytników, 17 zasilaczy awaryjnych i macierzy. Wszystkie te działania pozwoliły na połączenie jednostek biorących udział w projekcie wirtualną siecią prywatną (VPN), która umożliwiła stworzenie bezpiecznego połączenia pomiędzy obiektami. W 2015 roku z projektu współfinansowanego przez Unię Europejską 131 zestawów komputerowych trafiło do szkół i uczniów. 12 komputerów przenośnych i 89 komputerów stacjonarnych przekazanych zostało do szkół, a 30 sztuk laptopów wraz z dostępem do Internetu otrzymały dzieci z rodzin o niższych dochodach. Wartość tego przedsięwzięcia to prawie 700 tys. zł. W tym samym roku w ramach projektu budowy sieci publicznych punktów dostępu do Internetu na terenie gminy Psary przekazano 85 w pełni wyposażonych zestawów komputerowych do Gminnej Biblioteki Publicznej (55 sztuk) oraz Gminnego Ośrodka Kultury Gminy Psary (30 sztuk). Łączna kwota zakupu zestawów komputerowych to 186.572,55 zł. W styczniu bieżącego roku do pracowni komputerowych czterech szkół z terenu naszej gminie trafiło 36 sztuk komputerów przenośnych wraz z oprogramowaniem, których wartość wyniosła 101 616,84 zł. Sprzęt został dostarczony w ramach projektu Szkoła Sukcesu. W kwietniu 2020 gmina otrzymała dofinansowanie w kwocie 70 tys. zł na zakup 25 komputerów (po 5 komputerów dla każdej ze szkół). Sprzęt w postaci komputerów przenośnych  z pełnym oprogramowaniem zostanie wykorzystany do realizacji obowiązku nauki zdalnej. Po zakończeniu zdalnego kształcenia wszystkie laptopy będą wykorzystywane przez placówki oświatowe w pracy codziennej.